Hinweisgebersystem als Element guter Unternehmensführung

Nur wenn Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abwenden. Die Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen hat für die Holfelder Unternehmen hohe Priorität. Fehlverhalten muss daher frühzeitig erkannt werden. Um Hinweisen auf Verstöße mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Geschäftspartner fair und angemessen nachzugehen, haben wir 2006 das Hinweisgebersystem BPO (Business Practices Office) eingerichtet. Das BPO ermöglicht es weltweit Beschäftigten sowie externen Hinweisgebern, Regelverstöße zu melden.

Zu Verstößen mit einem hohen Risiko gehören beispielsweise Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte sowie Verstöße gegen technische Vorgaben oder Verletzungen von Umweltvorschriften sowie von Menschenrechten.

Die Holfelder Unternehmen ermutigt alle innerhalb und außerhalb des Unternehmens, die Regelverstöße im Zusammenhang mit der Holfelder Unternehmen beobachten oder aus konkretem Anlass vermuten, sich ohne Angst vor Repressalien an das BPO zu wenden und den Hinweis offen zu äußern.

Hinweisgeber, die auf der Grundlage konkreter Anhaltspunkte mögliche Verstöße melden, werden vom Unternehmen geschützt. Dabei wird die Vertraulichkeit ihrer Aussagen gewährleistet. Auch Beschäftigte, die das Gefühl haben, aufgrund ihrer Meldung eines Verstoßes Nachteile erlitten zu haben, werden durch das BPO geschützt. Die Diskriminierung oder Einschüchterung von Beschäftigten, weil sie einen Verstoß gemeldet haben, stellt einen Verstoß gegen unsere Verhaltensrichtlinie dar und zieht arbeitsrechtliche Disziplinarmaßnahmen nach sich. Hinweisgeber sollten ihre Identität offenlegen, damit ihnen Fragen gestellt werden können, die für die Untersuchung hilfreich sein könnten. Wenn ein Hinweisgeber darum bittet, dass seine Identität nicht an andere Stellen innerhalb des Unternehmens weitergegeben wird, wird dieser Bitte entsprochen.

Eine weltweit gültige Konzernrichtlinie regelt das BPO-Verfahren und die entsprechenden Zuständigkeiten. Sie hat das Ziel, eine faire und transparente Vorgehensweise zu gewährleisten, die sowohl den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit für den Betroffenen als auch den Schutz des Hinweisgebers berücksichtigt. Ebenso legt die Richtlinie den Maßstab fest, mit dem wir Regelverstöße beurteilen und über Konsequenzen entscheiden.

Die Verfahrensstufen

Hinweise auf Regelverstöße werden auf den nachfolgenden Verfahrensstufen transparent und stets vertraulich durch das Hinweisgebersystem BPO bearbeitet.

Meldung von Hinweisen & Kontakt

Fallannahme

Untersuchung

Fallabschluss

Der vom Vorwurf Betroffene und gegebenenfalls die Führungskraft werden über den Fallabschluss informiert. Das Untersuchungsergebnis wird dem Betroffenen schriftlich mitgeteilt. Der Hinweisgeber wird, sofern er nicht anonym bleibt, ebenfalls über den Fallabschluss und die abschließende Entscheidung informiert.

Bei unzutreffenden Vorwürfen wird der Betroffene auf Wunsch rehabilitiert.

Hat sich ein Verdacht gegen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der Holfelder Unternehmen bestätigt, wird der Fall an den Personalbereich übergeben. Der Betroffene wird gegebenenfalls erneut angehört, ebenso die Führungskraft des Betroffenen. Personalmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Prinzips der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Bei einem Fehlverhalten eines Geschäftspartners werden entsprechende Konsequenzen ebenfalls nach dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Verweigert sich ein Geschäftspartner der Umsetzung eines gemeinsam erarbeiteten Konzepts zur Verbesserung oder tritt keine Besserung beim Geschäftspartner ein, kann das Holfelder Unternehmen die Geschäftsbeziehung nach entsprechender Vorwarnung vorübergehend aussetzen bzw. abbrechen.

Für die Beurteilung, welche Maßnahme als Reaktion auf einen Regelverstoß angemessen ist, werden regelmäßig unter Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten unter anderem folgende Kriterien berücksichtigt:

Art und Schwere des Regelverstoßes
Verschulden des Betroffenen (Vorsatz, Fahrlässigkeit)
Höhe, Umkehrbarkeit und Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens bzw. der Verletzung
Einstellung des Betroffenen zur Tat
Mitwirkung bei der Sachverhaltsaufklärung und/oder Wiedergutmachung des Schadens und/oder eine mögliche erfolgte Selbstanzeige des Betroffenen
Einflussvermögen der Holfelder Unternehmen auf den Geschäftspartner

Konkrete Personalmaßnahmen bei Regelverstößen gegen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Holfelder Unternehmen richten sich nach dem lokalen Recht, können jedoch je nach Schwere des Regelverstoßes sowohl disziplinarische als auch arbeitsrechtliche Maßnahmen (z.B. Ermahnung, Abmahnung, ordentliche bzw. außerordentliche Kündigung, Reduzierung variabler Vergütungsbestandteile, Rückgabe-, Rückzahlungs- und/oder Schadensersatzforderungen) umfassen. Bei festgestellten Straftaten behält sich die Holfelder Unternehmen vor, Strafanzeige zu erstatten.

Maßnahmen gegenüber Geschäftspartnern richten sich ebenfalls nach lokalem Recht und den entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen zwischen der Holfelder Unternehmen und dem Geschäftspartner.

Sämtliche Daten werden nach entsprechenden Aufbewahrungsfristen gelöscht.